La présente politique encadre la gestion et la protection des informations confidentielles au sein de la Maison des Jeunes La Traversée. Elle concerne notamment les renseignements liés aux jeunes membres, au conseil d’administration, au personnel et aux bénévoles.
Elle s’applique à toutes les personnes en lien avec l’organisme, qu’il s’agisse d’administrateurs, de donateurs, d’employés, de bénévoles, de membres, de partenaires ou de toute autre personne travaillant ou circulant dans les locaux de la Maison des Jeunes La Traversée, sans distinction d’identité ou de genre.
Cette politique poursuit les objectifs suivants :
- Protéger la vie privée des personnes et assurerl a sécurité des renseignements personnels détenus par la Maison des Jeunes LaTraversée, qu’ils soient conservés sous format physique ou électronique;
- Définir des balises claires concernant les échanges d’informations, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisme.
Dans un environnement marqué par l’entrée en vigueur de nouvelles dispositions légales en matière de protection des renseignements personnels et de respect de la vie privée (Loi 25), la Maison des Jeunes La Traversée juge essentiel de réviser sa politique de confidentialité. Cette mise à jour vise à assurer la conformité de l’organisme aux exigences légales tout en renforçant la protection de la vie privée et l’intégrité de toutes les personnes en relation avec la Maison des Jeunes La Traversée.
ns un environnement marqué par l’entrée en vigueur denouvelles dispositions légales en matière de protection des renseignementspersonnels et de respect de la vie privée (Loi 25), la Maison des Jeunes LaTraversée juge essentiel de réviser sa politique de confidentialité. Cette miseà jour vise à assurer la conformité de l’organisme aux exigences légales touten renforçant la protection de la vie privée et l’intégrité de toutes lespersonnes en relation avec la Maison des Jeunes La Traversée.
Renseignements personnels
Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. (identité, numéros et identifiants uniques, caractéristiques personnes, données financières et professionnelles, renseignements sensibles)
Par exemple :
- Son nom;
- Son âge et sa date de naissance;
- Son adresse;
- Son numéro de téléphone;
- Son courriel;
- Son adresse IP;
- Ses informations sur sa santé (allergies,trouble de santé …);
- Son numéro d’assurance sociale (NAS);
- Son numéro d’assurance maladie;
- Ses informations bancaires;
- Son numéro d’emploi;
- Son dossier disciplinaire au travail;
- Autres numéros d’identification qui constituent ou peuvent constituer des renseignements personnels au sens de la Loi.
Confidentialité
Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.
La Maison des Jeunes La Traversée s’engage à respecter les principes de :
Consentement
La Maison des Jeunes La Traversée recueille des informations personnelles uniquement avec votre autorisation, donnée au moyen d’un questionnaire web.
Pour les membres de moins de 14 ans, cette fiche doit être signée par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur légal.
Responsabilité
La Maison des Jeunes La Traversée est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés. Elle s’engage à les gérer avec rigueur et à mettre en place des mesures adéquates dans l’objectif d’en assurer la confidentialité et la sécurité.
Transparence
La Maison des Jeunes La Traversée agit avec transparence dans la gestion des renseignements personnels. Elle informe ses membres de sa politique, recueille leur consentement de manière claire et s’engage à aviser toute personne concernée advenant un incident de confidentialité.
La Maison des Jeunes La Traversée s’engage à :
- Protéger les renseignements personnels confiées en assurant leur sécurité et leur confidentialité;
- Mettre en place des mesures concrètes afin de prévenir tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés;
- Traiter de façon confidentielle toute plaine reçue;
- Recueillir uniquement les renseignements strictement nécessaires ou utiles à ses activités.
- Appliquer sa politique de confidentialité dans le respect de ses valeurs et de sa mission.
Conformément aux principes de la Loi 25, toute personne associée à la Maison des Jeunes La Traversée doit faire preuve de discrétion lorsqu’elle est en présence ou en possession d’informations qui ne sont pas directement liées à l’exercice de ses fonctions. À ce titre, elle s’engageà :
- Respecter en tout temps la vie privée des personnes;
- Ne jamais divulguer de renseignements confidentiels obtenus dans le cadre des activités de l’organisme;
- Préserver la confidentialité des informations sensibles partagées par les jeunes, les membres ou toute autre personne;
- Agir en cohérence avec les valeurs de la Maisondes Jeunes La Traversée : respect, inclusion, intégrité, honnêteté,engagement et autonomie.
Toute personne qui, dans le cadre de ses fonctions à laMaison des Jeunes La Traversée, a accès à des renseignements confidentiels est tenue de respecter leur caractère confidentiel.
Cependant, certaines situations peuvent exiger que le personnel échange des informations afin d’assurer une intervention appropriée et de qualité. Dans un tel contexte, ces échanges doivent demeurer strictement confidentiels et être traités avec la même rigueur que les renseignements initialement obtenus.
Échanges d’information à l’extérieur de la Maison desJeunes La Traversée
Le conseil d’administration, la direction, la coordination,les employés et les bénévoles doivent s’abstenir de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions propres à la Maison des Jeunes La Traversée avectoute personne extérieure ou non concernée.
Lorsque des échanges confidentiels s’avèrent nécessaires, il faut :
- Éviter toute identification directe de la personne concernée;
- Privilégier un lieu approprié et discret, propice à la confidentialité;
- Veiller à ce que les conversations téléphoniques portant sur les renseignements confidentiels ne puissent être entendues par des tiers.
Échanges d’information au sein de la Maison des Jeunes LaTraversée
La Maison des Jeunes La Traversée s’engage à :
- Limiter les échanges d’informations confidentielles à l’équipe d’animation, notamment lors des réunions prévues à cet effet, et à les tenir dans un endroit sécurisé (ex : bureau à porte fermée);
- Éviter toute discussion de dossiers, de personnes ou de décisions en dehors de ces moments. Si un échange s’avère nécessaire, veiller à ne pas identifier la personne concernée et à le faire dans un lieu assurant la confidentialité;
- S’assurer que les conversations téléphoniques portant sur des renseignements confidentiels ne puissent être entendues par des personnes non autorisées.
Règles à respecter concernant la tenue de dossier
La Maison des Jeunes La Traversée s’engage à :
- Consigner dans les dossiers uniquement des informations exactes, pertinentes et nécessaires;
- Éviter d’y inscrire des commentaires personnels, des interprétations ou des perceptions, en se limitant aux faits rapportés par la personne concernée ou directement observés par l ‘équipe d’animation.
Mesures de sécurité pour limiter l’accès à l’information
La Maison des Jeunes La Traversée a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger l’accès aux informations, selon leur emplacement : au bureau, dans un classeur et archive, ainsi que sur les ordinateurs et autres supports électroniques.
Bureau
- Fermer la porte du bureau à l’heure des repas, en fin de journées ou en cas d’absence.
- Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes de la Maison des Jeunes La Traversée
Classeurs et les archives
- Sécuriser les classeurs contenant les dossiers des membres et des employés ainsi que ceux contenant des renseignements personnels, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables.
- Verrouiller la porte des archives en tout temps.
Ordinateurs et autres
- Contrôler l’accès par mot de passe (chaque utilisateur dispose d’un identifiant et d’un mot de passe unique, les mots de passe doivent être robustes et changés au besoin);
- Activer le verrouillage automatique des ordinateurs et autres supports électroniques;
- Verrouiller les sessions lorsque l’employé quitte son poste de travail;
- Donner accès uniquement aux dossiers nécessaires à leurs fonctions;
- Restreindre par l’utilisation de mot de passe certains dossiers contenant des renseignements sensibles;
- Sauvegarder les données de manière sécurité dans le cloud;
- Installer et maintenir les mises à jour d’un antivirus sur chaque poste de travail;
- Former le personnel sur les bonnes pratiques pour protéger les données.
Procédures de conservation et de destruction des dossiersconfidentiels
La Maison des Jeunes La Traversée respecte le droit à l’oubli pour toutes personnes ayant un lien, direct ou indirect, avec l’organisme. Toute personne peut demander que ses renseignements personnels soient effacés, tant des systèmes informatiques que des documents physiques.
De plus, La Maison des Jeunes La Traversée s’engage à :
- Déterminer une durée de conservation appropriée pour chaque type de renseignement personnel et identifier les informations devenues inutiles au fil du temps;
- S’assurer que les dossiers fermés soient déchiquetés ou détruits de manière sécurisée par un membre de l’équipe ou duconseil d’administration à la fin de la période de conservation;
- Appliquer la même procédure de destruction sécurisée à tout autre document confidentiel.
Portabilité
Toute personne dont des renseignements personnels sont détenus par la Maison des Jeunes La Traversée a le droit de consulter ces informations et de les obtenir dans un format courant. La demande doit être satisfaite dans un délai maximum de 30 jours ouvrables.
Désindexation
Toute personne peut, sur demande, exercer son droit à l’oubli et obtenir l’effacement de l’ensemble de ses renseignements personnels des systèmes informatiques et des archives physiques de la Maison des Jeunes LaTraversée.
La direction de la Maison des Jeunes La Traversée est responsable de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité.
- Dès l’entrée en vigueur de cette politique, tous les membres du conseil d’administration, de la direction, de la coordination,de l’équipe d’animation et les bénévoles doivent signer un formulaire d’engagement, confirmant leur respect à cette politique.
- En cas de non-respect de la politique par la direction, le conseil d’administration intervient pour assurer le suivi approprié.
- Si un membre du conseil, un employé ou un bénévole divulgue des informations confidentielles, l’autorité compétente peut lui imposer une sanction conforme aux politiques et règlements de la Maison des Jeunes La Traversée. Ces sanctions peuvent aller de la réprimande à l’exclusion.
Avis d’incidents
Un incident de confidentialité peut résulter d’un événement de cybersécurité ou d’une erreur humaine. Lorsqu’un incident survient, la Maison des Jeunes La Traversée s’engage à émettre un avis aux personnes concernées dans les plus brefs délais, ainsi qu’à la Commission d’accès à l’information du Québec.
L’avis d’incident doit inclure les informations suivantes :
- Les circonstances ayant conduit à l’atteinte;
- La date ou la période durant laquelle l’atteinte s’est produite;
- La nature des renseignements personnels visés;
- Les mesures prises par l’organisme pour réduire les risques de préjudice pouvant résulter à l’atteinte;
- Les mesures que les personnes concernées peuvent adopter pour limiter les risques de préjudice;
- Les coordonnées permettant aux personnes concernées d’obtenir davantage d’informations sur l’incident.
Registre d’incidents
Le registre des d’incidents permet à la Maison des Jeunes La Traversée de conserver une liste de tout incident de confidentialité que l’organisme a vécue. Ce registre regroupe les informations suivantes : date de l’atteinte, date de détection, circonstances de l’atteinte, nombre de personnes affectées par l’atteinte, prénom, nom et coordonnées des personnes affectées par l’atteinte, catégories des renseignements concernés, Importance du préjudice (atteinte à la réputation, perte financière ou perte d’emploi, vol d’identité …), commission d’accès à l’information avisée, les personnes affectées informées, mesures prises pour renforcer la protection de renseignements personnels.
La Maison des Jeunes La Traversée désigne une personne responsable de toutes les questions relatives à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels. Le nom et les coordonnées de cette personne sont publiés sur le site web de l’organisme.
Toute plainte ou question concernant la gestion des renseignements personnels peut être adressée à cette personne et sera traitée selon la procédure prévue.
Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question sur le traitement ou la mise à jour de vos renseignements personnes, ou pour signaler une préoccupation :
Michael O’Cain – Directeur général & Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : dg@mdjlatraversee.com
Téléphone : 450.584.2173 option 1
Le responsable prendra contact avec la personne concernée dans un délai maximum de trente (30) jours ouvrables suivant la réception de la demande.
Blue Eden, CDC Vallée-du-Richelieu, ROC Laurentides, ,CY-Clic
